Clauses du contrat de maintenance : les points de vigilance
Le contrat de maintenance est un acte juridique qui devient une pièce essentielle en cas de sinistre ou de litige. Les clauses doivent donc être rédigées et relues attentivement pour éviter les mauvaises surprises. Si tout est important dans un contrat, certains points méritent une attention particulière.
Il n’y a pas de cadre spécifique pour définir les clauses d’un contrat de maintenance ou leur ordre. Chaque entreprise peut les rédiger en fonction de son service juridique, de ses habitudes, des relations entre clients et fournisseurs.
« On retrouve dans un contrat des clauses administratives et des clauses techniques, explique Yves Goacolou, consultant expert à CNPP. Il existe des guides disponibles pour établir les choses. Pour la partie administrative, il s’agit du cahier des clauses administratives générales (CCAG) pour les fournitures courantes et services, qu’on trouve sur Légifrance. Il va permettre de dérouler tous les événements que l’on peut rencontrer au cours d’un contrat pour les prévoir. Pour la partie technique, c’est la brochure 5659 du JO qui nous intéresse. Deux outils viennent préciser ces éléments : la norme européenne NF EN 13306 relative à la maintenance qui définit les différentes formes de maintenance et la terminologie à employer (tous types de maintenance), et la NF S 61-933 qui est destinée à la maintenance du système de sécurité incendie (SSI). »
S’il existe entre les contrats de grosses variations car peu de personnes connaissent les règles générales, il y a cependant des clauses indispensables et des points de vigilance que le mainteneur et le propriétaire du bien doivent garder en tête.
Les clauses qu’il faut trouver dans un contrat de maintenance
- Les parties en présence : désignation sociale, type de société et capital, adresse du siège social, interlocuteurs pour chaque entreprise.
- L’objet du contrat et les définitions : types de prestations convenues, définitions, description du parc, de l’installation, lieu(x) de réalisation des prestations
- La facturation : adresse, modalités, délais de paiement…
- La nature et l’étendue de la prestation :
- vérifications périodiques des installations (nature de la prestation, fréquence de réalisation, nombre de visites). Maintenance préventive (nombre de visites, modalités de prise de rendez-vous, contenu des visites). Maintenance corrective (modalités d’appel, délais d’intervention et délai d’indisponibilité, période ouvrée et non ouvrée…) ;
- étendue des prestations (descriptif des prestations et installations, limites de prestations, exclusions) ;
- fourniture d’équipements neufs ;
- réforme et mise au rebut d’équipement ;
- mesures compensatoires : les incidences de maintenance ou de pannes doivent être prévues dès la phase commerciale.
- Les modalités d’exécution :
- mise en œuvre des prestations (moyens à prévoir, moyens mis à disposition) ;
- sous-traitance. Ces informations doivent être portées à la connaissance du client, notamment afin de prévoir s’il y a besoin de conditions particulières dans le contrat (limitation à un pourcentage de la prestation), d’agréer les sous-traitants et co-traitants et les intégrer dans le plan de prévention. Attention à la sous-traitance en cascade : bien en définir les modalités dans la phase commerciale du contrat de maintenance ;
- état des lieux et inventaire par équipement ;
- jours, horaires d’intervention (par exemple date et heure fixées avec un préavis d’environ 8 jours, si changement, prévenir 48 heures avant) et accès par équipement ;
- délais d’intervention. « Quand je prépare un contrat, j’identifie trois types de délais : le délai d’intervention, qui court entre le moment où on demande l’intervention du mainteneur et celui où un technicien compétent arrive sur site, le délai de dépannage, entre le point zéro et le moment où le matériel retrouve ses fonctions essentielles, et enfin le délai de réparation, quand le matériel retrouve ses caractéristiques initiales », souligne Yves Goacolou ;
- accès et consignes (procédure d’autorisation particulière le cas échéant, procédures d’hygiène et de sécurité, élaboration du plan de prévention par le donneur d’ordres) ;
- signalisation des chantiers ;
- dépannages.
- Les pénalités en cas de non-respect des délais/ primes.
- Les référentiels à prendre en compte. Agrément, certifications et habilitations requis.
- La traçabilité des opérations de maintenance : rapport d’intervention, carnet d’exploitation, émargement du registre de sécurité, rapport technique et financier, extranet du prestataire.
- Les documents à transmettre : par le donneur d’ordres (DOE, DUIO, plan de prévention, dossier d’identité…) et par le prestataire (attestation d’assurance, habilitations, attestations de formation…).
- Les responsabilités, assurances, garanties. L’assurance du prestataire doit couvrir l’activité et correspondre à l’année. Toujours demander l’attestation. Attention aux exclusions et aux plafonds de garantie. Cas de force majeure.
- La réglementation en matière de droit du travail : travail dissimulé et marchandage, transmission tous les 6 mois du justificatif d’immatriculation, attestation Urssaf et attestation sur la régularité de l’embauche et le respect du code du travail.
- La confidentialité (engagements). « Dans le cas des activités sensibles, il peut y avoir transmission d’informations sensibles au mainteneur. Ce dernier se doit bien sûr de respecter la confidentialité de ce qui va être fourni. Un point important est la restitution en fin de contrat des documents qui ont été mis à disposition du mainteneur », détaille Yves Goacolou.
- La durée du contrat et les modalités de résiliation et cession du contrat. Sans précision de durée, le contrat peut être rompu sans préavis par l’une ou l’autre des parties.
- Le prix des prestations : établissement du prix, révision des prix, modalités de paiement, ce qui n’est pas inclus, primes et pénalités.
- Le suivi des prestations : par qui ? Comment ? « Il ne s’agit pas de savoir faire ce que le mainteneur doit faire, mais de savoir ce qu’il doit réaliser en conformité avec le contrat passé, indique Arnaud Pian. Faire un suivi et vérifier que le mainteneur réalise la prestation prévue. »
- Le règlement des litiges : les compétences en cas de litige.
Les avenants
À chaque changement de la configuration de l’installation ou de matériel ou des conditions initiales, il est nécessaire de réaliser un avenant au contrat. Celui-ci explicite les points modifiés (prix, durée, définition des prestations, périmètre d’intervention…). Après sa signature, il fait partie intégrante du contrat.
Article extrait du n° 575 de Face au Risque : « Incendie : le contrat de maintenance » (septembre 2021).
Gaëlle Carcaly – Journaliste
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